4 tips voor het veilig bewaren van belangrijke bedrijfsdocumenten
Er is niks zo erg als het verliezen of uitlekken van belangrijke bedrijfsdocumenten. Je moet er niet aan denken en doet er daarom alles aan om dit te voorkomen en zo zorgvuldig mogelijk met alle bedrijfsdocumenten om te gaan. In dit artikel deel ik 4 tips met je die je hierbij kunnen helpen.
Bedrijfsdocumenten veilig bewaren
Wanneer je een bedrijf hebt dan komt daar automatisch een hele hoop papierwerk bij kijken. Alle documentatie moet je verplicht, minimaal, zeven jaar bewaren. Je kunt je dus voorstellen hoeveel dit is. Het neemt niet alleen veel ruimte in beslag, maar het is ook belangrijk om dit veilig en gestructureerd te bewaren zodat je er altijd bij kunt wanneer je iets nodig hebt. Bedrijfsdocumenten veilig bewaren kun je bijvoorbeeld doen in speciale veiligheidskasten. Deze kasten zijn er voor verschillende producten. Het handige is dat je door de planken die in de veiligheidskast zitten je mappen netjes neer kunt zetten. Wanneer je op de rug van de map schrijft wat er in de map zit en dit op jaartal, jaartal + maand, op klant of op categorie zet, dan kun je in één oogopslag zien wat waar staat. Zo vind je snel wat je nodig hebt. Deze veiligheidskasten zijn natuurlijk goed af te sluiten waardoor onbevoegden er niet in kunnen komen. Dit zorgt ervoor dat je documenten hier veilig liggen. Hieronder geef ik je nog een aantal tips voor het veilig bewaren van jouw bedrijfsdocumenten:
- Tip één is dus alvast, gebruik maken van een speciale veiligheidskast.
- Maak altijd een back – up van je belangrijke bedrijfsdocumenten. Door je documenten op meerdere plekken te bewaren creëer je meer veiligheid. Zorg er wel voor dat je ook de bestanden die je online bewaard goed beveiligt!
- Bewaar je bestanden niet alleen op je laptop/computer, maar ook in een Cloud en het liefst ook nog op een apart stickje. Dit stickje kun je weer bewaren in de veiligheidskast.
- Maak kopieën van je bestanden en bewaar deze op een plek buiten je kantoor. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een self storage box huren.
Archiveren van bedrijfsdocumenten
Ik hoop dat je iets gehad hebt aan bovenstaande tips en dat je ermee aan de slag kunt gaan! Wanneer je bezig gaat met het archiveren van jouw belangrijke bedrijfsdocumenten is het misschien ook fijn om eens te kijken naar de meubels in je kantoor. Werkt alles nog naar behoren? En zijn je bureau en bureaustoel ergonomisch? Dit zijn super belangrijke dingen om rekening mee te houden; zo kun je optimaal werken en blijft je lichaam gezond, sterk en fit!
